Bedrijfsvoering en Overhead

Het college ziet een toekomstgerichte organisatie – die opgave gericht werkt, bredere regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft – als het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Vanuit dit kader is brede regionale samenwerking noodzakelijk, breder dan alleen Bloemendaal en Heemstede, om kennis en capaciteit te bundelen en agendering van het belang Zuid Kennemerland in de Metropool Regio Amsterdam.

De samenwerking in vervlochten teams/afdelingen met Heemstede ‘beperkt’ zich tot het gebied van bedrijfsvoering (Communicatie, P&O, Facilitair, Financiële administratie) en handhaving openbare orde. In deze context werken Bloemendaal en Heemstede samen. Dit is vastgelegd in het ‘kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’. Dit kader is door beide raden vastgesteld. De volgende stap is om deze vervlochten teams nader te borgen, en zorg te kunnen dragen voor transparante financiële verantwoording en eenduidige sturing. In het najaar van 2021 zal een voorstel aan beide raden worden gedaan op welke wijze dit vorm en inhoud kan worden gegeven; daarbij wordt een gemeenschappelijke regeling overwogen. Deze zou dan in 2022 van kracht moeten zijn.

Samenwerking in Zuid-Kennemerland
Op gebieden als landschap, wonen, economie en werk, duurzaamheid en bereikbaarheid liggen er vraagstukken die de hele regio raken en die de afzonderlijke Zuid Kennemer gemeenten niet los van elkaar kunnen oppakken. Bloemendaal, Heemstede, Zandvoort en Haarlem willen de regionale samenwerking verbeteren om deze hoofdopgaven in te vullen en de gezamenlijke lobbykracht voor regionale zaken naar de hogere overheid meer slagkracht geven. Ook is het de wens van alle partijen om de betrokkenheid van de afzonderlijke gemeenteraden bij de besluitvorming over regionale projecten binnen Zuid-Kennemerland te vergroten. In een daartoe afgesloten bestuursconvenant is afgesproken meer grip te krijgen op de regionale samenwerking door de inzet van een ambtelijk regisseur.

Impact Corona-crisis

Vanaf maart 2020 heeft Covid-19 een grote impact op de samenleving en ook op het functioneren van de gemeente. Naar verwachting zullen op verschillende terreinen nog jarenlang extra middelen noodzakelijk zijn. Denk daarbij aan jeugdzorg, ouderen,  onderwijs, arbeidsmarktbeleid en WMO. De organisatie heeft een grote digitale transformatie ondergaan, die ook post-corona gevolgen zal hebben. Financieel wordt de gemeente (deels) door het Rijk gecompenseerd voor de 'corona-effecten'. Er is sprake van nacalculatie, zodat een deel van de compensatie over 2021 naar verwachting in 2022 ontvangen zal worden. Voor de begroting zijn er risico's zoals wat betreft de te ontvangen dividenden, opbrengsten toeristen- en parkeer belasting en kosten jeugdzorg.

Organisatieontwikkeling

Ontwikkelingen
De veranderingen in de omgeving volgen elkaar in snel tempo op en de samenleving wordt steeds complexer. Opvattingen over de rol van de overheid veranderen, ook ingegeven door het feit dat zij het niet meer aan kan om voor alles oplossingen te bedenken. Burgers eisen meer zeggenschap op, waarbij het niet meer vanzelfsprekend is dat de overheid het voortouw neemt of zondemeer bepaalt. De verzorgingsstaat transformeert in een participatiesamenleving waarbinnen mensen meer verantwoordelijk zijn voor zichzelf en hun omgeving. Mensen bedenken eigen oplossingen voor collectieve vragen, los van de overheid. Als ‘eerste overheid’ komen er ook steeds meer taken naar gemeenten toe. Dit alles speelt zich af binnen de context van een snelle digitalisering van de samenleving.

Nieuwe taken vanuit het Rijk en de verdere digitalisering leiden er ook toe dat samenwerking met andere gemeenten noodzakelijk is. Dit wordt vormgegeven zoals eerder beschreven in ‘ambtelijke samenwerking met Heemstede’ en ‘samenwerking in Kennemerland-Zuid’. Daarnaast is er ook een bredere regionale samenwerking, denk hierbij aan bv de gemeenschappelijke regelingen voor Meerlanden, Paswerk en stichting Rijk.

In deze context vraagt het toenemend een spagaat van de organisatie om de traditionele en veranderde en nieuwe taken naast en door elkaar te organiseren en uit te voeren, om in de sturing de waan van de dag en blik op de toekomst in goede balans te combineren, om het college en de raad adequaat en zorgvuldig te kunnen laten handelen en qua inzet in een juist evenwicht te houden met de hoogwaardige dienstverlening aan de Bloemendaalse samenleving die van ons wordt gevraagd en om in het brede pallet aan zulke uiteenlopende gemeentelijke producten de juiste verhouding te vinden tussen standaardisatie en maatwerk.

Trends en speerpunten
De coronapandemie heeft laten zien dat we ons als organisatie snel aan kunnen passen aan de veranderende omgeving op het moment dat de noodzaak door iedereen wordt gevoeld. Dat stemt optimistisch voor de toekomst.

We zien voor 2022 op het gebied van organisatieontwikkeling de volgende uitdagingen:

• De digitalisering van onze dienstverlening en interne werkprocessen gaat in hoog tempo.
• Het belang van goed werkende ICT en van goede digitale vaardigheden van de medewerkers zal nog groter geworden.

Hybride werken wordt normaal
Waar thuiswerken voor de pandemie een andere status had dan op kantoor werken, worden thuis en op kantoor werken nu als gelijkwaardig gezien. Dit heeft invloed op onder andere de manier van
samenwerken en leidinggeven, op het gebruik van ICT, op de arbeidsomstandigheden en op het
gebruik van het gemeentehuis. De functie van het gemeentehuis verandert in een plek van ontmoeting voor iedereen; zowel voor medewerkers als voor inwoners.
Daarom onderzoeken we of een aanpassing daarvan en van de inrichting van de kantooromgeving en de publiekshal gewenst is. We brengen de opgedane ervaringen en nieuwe inzichten in beeld en
bepalen hoe we het goede behouden na de coronacrisis.
Bij dit onderzoek betrekken we ook de wensen voor participatie en contact met inwoners. Hetzelfde geldt voor de voortschrijdende digitalisering en daarmee samenhangende keuzes voor de dienstverleningskanalen.

De werkdruk wordt organisatie breed gevoeld
In het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) van januari 2021 blijkt dat de werkdruk in alle lagen van de organisatie gevoeld wordt. Nieuwe gemeentelijke taken, veranderende wetgeving (zoals de omgevingswet, wet openbaarheid bestuur), toenemende complexiteit en de mondigheid van inwoners zijn mogelijke oorzaken van de hoge werkdruk. Naast de vraag hoe de ervaren werkdruk verminderd kan worden, is mede daardoor ook de fasering van de eigen taakstelling 2021 – 2023 van €250.000 onder druk komen te staan. Daarover onder het kopje ‘Een structureel flexibel budget benodigd om voldoende ambtelijke inzet blijvend te garanderen’ meer.

De krapte op de arbeidsmarkt neemt voor steeds meer functiegebieden toe
De krapte op de arbeidsmarkt is ons in toenemende mate parten aan het spelen, met name voor specialistische functies. De krapte is het sterkst toegenomen voor de functiegebieden bouwkunde/civiele techniek en ruimtelijke ordening. Maar ook op het gebied van financiën, ICT en juridische functies wordt het steeds lastiger om geschikte kandidaten te vinden. De heeft tot gevolg dat:

• De doorlooptijd bij de vervulling van vacatures toegenomen. Deze is bijvoorbeeld bij de functie ‘wabo-vergunningverlener’ gemiddeld 9 maanden gebleken. En op civiel-technisch gebied, was voor ‘weg- en water’ zelfs geen geschikte externe kandidaat te vinden (waardoor nu voor een ontwikkeltraject met eigen medewerkers is gekozen).

• Op de terreinen waar de arbeidsmarkt moeilijk is, is het steeds lastiger ervaren kandidaten te werven. Gelukkig zijn we aantrekkelijk voor nieuwe instromers, pas afgestudeerden, maar dat betekent wel dat zij de praktische toepassing van het vak bij ons verder moeten leren. We lossen dat op door aanvullende senior-capaciteit in te huren om de mentorrol te vervullen.
• En waar schaarste is op taakgebieden, betekent het ook dat deze vakmensen veel keuze hebben op de arbeidsmarkt en dus meer ‘jobhoppen’. En in sommige gevallen maar kort bij ons blijven.

Dit alles maken ook extra inspanningen noodzakelijk op het gebied van werving en selectie. Ook nemen het aantal vacatures per jaar en de kosten per wervingscampagne toe.

De vergrijzing aan de ene kant en de verjonging aan de andere kant zorgen beiden voor uitdagingen

De inspanningen om meer jongeren binnen te halen hebben hun vruchten afgeworpen. Deze toenemende instroom van jongeren in combinatie met de toenemende uitstroom van medewerkers die de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken, zorgt voor nieuwe uitdagingen voor de organisatie. Bij enkele teams ontstaat gebrek aan kennis en senioriteit. Alleen maar verjongen is daarom geen oplossing, maar worden we wel arbeidsmarkt-technisch verder toe ‘gedwongen’ (zie vorige punt: krapte op de arbeidsmarkt). De toenemende vergrijzing vergroot daarnaast de druk op de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers.

De noodzaak van diversiteit en inclusiviteit binnen de organisatie(cultuur) neemt toe
Wij hechten grote waarde aan diversiteit en inclusief. Diversiteit omdat wij willen dat ons personeelsbestand een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving. Inclusief omdat we vinden dat iedereen ongeacht iemands afkomst, huidskleur, seksuele geaardheid, genderidentiteit of genderexpressie, handicap zich thuis bij ons moet voelen. Dit maakt ons ook een aantrekkelijk werkgever voor iedereen, niet onbelangrijk op een gespannen arbeidsmarkt.
In de maak is ook het wetsvoorstel ‘Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie’ als onderdeel van een Landelijk Actieplan vanuit de overheid en richt zich specifiek op de werving en selectie van arbeidskrachten.

Een structureel flexibel budget benodigd om voldoende ambtelijke inzet blijvend te garanderen
Een structureel flexibel budget benodigd om voldoende ambtelijke inzet blijvend te garanderen
In 2020 was met de raad afgesproken dat de ambtelijke organisatie tot en met 2023 € 250.000 zelf een flexibel budget voor inhuur van specifieke kennis en / of aanvullende capaciteit zou vrijspelen binnen bestaande formatie en bedrijfsvoering. Omdat het flexibel budget vanaf 2021 al benodigd was, heeft de raad een incidenteel budget toegekend van € 150.000 in 2021 en € 100.000 in 2022.
Daarnaast is er nog vanuit 2019 een opgelegde bezuiniging van € 75.000, die nog niet is gerealiseerd.

De praktijk heeft ons echter achterhaald. De beschreven consequenties van de spanning op de arbeidsmarkt maakt dat we als gevolg hiervan toenemend moeten inhuren om de uitvoering van al onze taken te waarborgen. We moeten er rekening mee houden dat de spanning op de arbeidsmarkt vooralsnog blijvend van aard is. Daarom gaan we uit van hoger benodigd flexibel budget : € 300.000 in plaats van € 250.000

In deze context, ook met de opgaven die wij hebben, is bij nader inzien de fasering niet realistisch geweest voor de eerdere aangegane verplichting om als ambtelijke organisatie zelf € 250.000 in te verdienen. Althans niet nu en niet in deze context. Deze taakstelling wordt nu alsnog aangegaan maar dan voor de periode 2022 tot en met 2025, waarbij jaarlijks € 75.000,- aan taakstelling wordt gerealiseerd tot in totaal € 300.000.

Ervan uitgaande dat vanaf 2022 wel een flexibel budget benodigd is van € 300.000, is daarom over de periode 2022 tot en met 2025 een aanvullend incidenteel budget aan de orde van respectievelijk € 200.000 (2022), € 225.000 (2023), € 150.000 (2024) en € 75.000 (2025).

In een tabel ziet het er dan als volgt uit:  

*waarvan € 100.000 reeds eerder is toegekend en € 200.000 nu bij de begroting 2022

De taakstelling wordt gerealiseerd door als ambtelijke organisatie de taken zo efficiënt en slim mogelijk uit te voeren, en digitalisering biedt ons daarbij de mogelijkheid om daar op termijn verdere slagen in te maken. Daarom blijven we ambtelijk een programma Slimmer Werken uitvoeren. De openstaande bezuiniging van € 75.000 komt hiermee te vervallen.

Personeel en HRM-beleid
In de Strategische HRM-nota 2021 – 2023 is de inzet met betrekking tot en personeel en HRM-beleid bepaald. Voor 2022 hebben we daarin de volgende prioriteiten:

Succesvol werven en selecteren, ook bij moeilijke vacatures.
Een absolute topprioriteit. Investeren in onze positie op de arbeidsmarkt blijft van groot belang om te kunnen bewerkstelligen dat vacatures adequaat vervuld kunnen worden. De werkenbij-site vormt daarin de kern waar mensen digitaal naar toe worden geleid en zodanig moet zijn dat mensen voldoende ‘verleid’ worden om bij ons te willen werken.
Voor moeilijk vervulbare vacatures zoeken we naar aanvullende mogelijkheden en alternatieven. Zo wordt bijvoorbeeld met gemeentelijke HR-afdelingen in de regio gekeken in hoeverre we kunnen samenwerken om met elkaar mensen die wel het vereiste niveau hebben maar niet de benodigde vakkennis, op te leiden voor specifieke vakgebieden (o.a. verkeer).
Ook zetten we vol in op het bieden van veel stagemogelijkheden en onze studentenflexpool zijn daar middelen voor.

Inclusiviteit en diversiteit versterkt uitdragen
Diversiteit is al een thema in ons personeelsbeleid. Maar nu er wereldwijd aandacht is  gekomen voor discriminatie en racisme in de samenleving, is in algemene zin de aandacht hiervoor in een stroomversnelling gekomen. De regering bereidt nu een wetsvoorstel voor op het gebied van arbeidsmarktdiscriminatie. Het wetsvoorstel verplicht werkgevers o.a. om werving en selectie inzichtelijk te maken. Dit geldt voor interne en externe vacature bij vast personeel en flexpersoneel en stagiaires. De wet gaat uitgewerkt worden naar onze organisatie.
Ook gaan wij alle personeels-instrumenten toetsen op de thema’s diversiteit en inclusiviteit. En zullen we aanbevelingen doen in hoeverre diversiteit en inclusiviteit ons aantrekkelijk werkgeverschap nog verder kunnen versterken.

Werkconcept na corona
Thuis en op kantoor werken nu als gelijkwaardig gezien. Dit heeft invloed op onder andere de manier van samenwerken en leidinggeven, op de arbeidsomstandigheden en op meerdere personele regelingen (bijv. woon/werk-vergoeding). Vanuit HRM zal worden ingezet om instrumenten en regelingen hierop toe te snijden, alsmede ter facilitering hier passend aanbod op aan te bieden aan leidinggevenden en medewerkers om hen met deze nieuwe context zo goed mogelijk om te kunnen laten gaan (zowel fysiek als mentaal).

Leiderschapstraject
De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van het Managementteam. We gaan voor 2022 het accent verleggen naar de functie van teamleider / teammanager. Deze functies spelen een cruciale rol in de dagelijkse aansturing van de organisatie. De context waarin zij dat moeten doen is steeds complexer, zoals beschreven bij het onderdeel ‘organisatieontwikkeling’. Deze groep vitaal en duurzaam inzetbaar houden, vergt een investering.

Informatievoorziening en ICT
De digitale leef- en werkomgeving is zich sterk aan het ontwikkelen. De gemeentelijk dienstverlening, bedrijfsvoering en organisatie zijn steeds meer afhankelijk van data en technologie om de doelstelling te bereiken. De uitwisseling van (digitale) gegevens en de toepassing van data in onze processen neemt toe. Bovendien zijn medewerkers steeds meer online, werken locatieonafhankelijk en gebruiken diverse digitale platforms om met elkaar, inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties samen te werken. De gemeente wordt meer digitaal, open en transparant en ontwikkelt zich naar een hybride vorm van werken, waarbij zowel digitaal als fysiek contact voor iedereen, binnen en buiten de gemeente, eenvoudig toegankelijk moet zijn. Dit biedt nieuwe kansen, maar stelt ook hogere eisen aan processen, systemen, beveiliging, openheid en privacy. Met de huidige infrastructuur loopt de organisatie tegen haar grenzen aan. Daarom werken we in 2022 aan de doorontwikkeling van de ICT-voorzieningen, dat er zorgvuldig en betrouwbaar met alle gegevens wordt omgegaan, dat gegevens en systemen optimaal zijn beveiligd volgens de geldende normen voor de overheid en investeren we in de ontwikkeling van de digitale competenties van onze eigen medewerkers.

In 2022 ontwikkelen en realiseren we de digitale transformatie langs drie speerpunten:
•   Digitale vernieuwing en online samenwerken
Om verder te bouwen aan een organisatie die doelmatig en efficiënt werkt en tevens kwalitatief hoogwaardig werk kan leveren, werken we aan het verder stabiliseren en verbeteren van de ICT-voorzieningen van onze organisatie. Dit wordt gerealiseerd door alle digitale informatiesystemen en faciliteiten up-to-date te houden, zodat medewerkers efficiënt kunnen blijven werken; onafhankelijk van plek en tijd. Daarnaast investeren wij in nieuwe technologieën ondersteunend aan het online samenwerken en de digitale dienstverlening, waar zowel bereikbaarheid als digitaal en fysiek persoonlijke contact bij elkaar komen. Hierbij wordt niet alleen geïnvesteerd in digitale middelen, maar wordt er ook vanuit een ‘Cloud’ visie gekeken naar hoe de gemeente doelmatig en efficiënt digitaal en online integraal kan samenwerken.
•   Cybersecurity en weerbaarheid
Gezien de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging en cybercrime ligt de focus op het voorkomen van datalekken, ‘hacks’ en gijzelsoftware. Richting onze organisatie blijft bewustwording onder onze medewerkers op het gebied van privacy en veilig werken een speerpunt. Het voorkomen van onbedoelde menselijke fouten is erg belangrijk. Daarnaast wordt de invoering en aanscherping van het normenkader voor informatieveiligheid voor de overheid, de Baseline Informatieveiligheid Overheden (BIO), gecontinueerd. Een groot aantal technische- en organisatorische maatregelen worden tegen het licht gehouden en daar waar nodig verbeterd. We overleggen met de VNG en buurgemeenten om risico’s en maatregelen op het gebied van cybersecurity inzichtelijk te maken en te vertalen naar activiteiten om de cybersecurity te verbeteren. In 2022 hebben we ondersteunend hieraan een ICT-crisisplan ontwikkeld.
•   Informatie, data en kwaliteit
We continueren de ontwikkeling van het procesmanagement binnen de gemeente. Daarmee wordt een basis gelegd voor het datagestuurd werken vanuit onze processen. We organiseren workshops met de procesbeheerders en vakafdelingen om medewerkers bewust te maken van het data gestuurd werken en adviseren in de mogelijkheden van werken op basis van data. Tegelijkertijd ontwikkelen we een breder datamanagementprogramma dat de kansen en mogelijkheden van inzet van data en data-technologieën uit o.a. het fysieke en sociale domein nader onderzoekt. Hierin zoeken we de samenwerking op met regionale en landelijke initiatieven, zoals de nationale Data-agenda. Ten behoeve van kwaliteit en openbaarheid van het digitale besluitvormingsproces van college- en raadsvoorstellen (incl. archivering) gaan we dit verder verbeteren en zijn we per 2022 aangesloten op het landelijke Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).

GR DIT
De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werken ambtelijk samen op het gebied van Informatievoorziening en ICT. Daarvoor is per 1 januari 2021 de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en ICT (GR DIT) ingesteld. De GR DIT betreft een samenwerkingsvorm waarin Heemstede is aangewezen als Centrumgemeente. Deelnemende partijen hebben bevoegdheden op het gebied van bedrijfsvoeringstaken gemandateerd aan de Centrumgemeente zonder overdracht van bestuurlijke bevoegdheden. De samenwerking heeft als doel:

• Verminderen van kleinschaligheid in de eigen organisatie en personele kwetsbaarheden binnen het vakgebied door gelijke functies bij elkaar te brengen.
• Minder meerkosten bij de digitale transformatie door harmonisatie van processen, procedures en informatiesystemen.
• Meer kwaliteit in de ontwikkeling en realisatie van de digitale informatievoorziening en ICT door versterken regierol en professionalisering van de i-functie.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen ingevoerd en is er richting gegeven aan verdere taakstellingen en bezuinigingen en is er reeds veel omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Door vooral grote investeringsambities en oplopende kosten in het sociaal domein staat de gemeente voor een nieuwe ombuigingsopgave. Daarvoor is een aantal voorstellen gedaan en ingevoerd om de meerjarenbegroting sluitend te maken. In 2023 zal naar verwachting de herverdeling van het gemeentefonds worden ingevoerd, waardoor (mogelijk) een volgende ombuigingsoperatie noodzakelijk is.